E-facturatie vanuit Stripe: handleiding

Hoe de Invoiceer-app uw Stripe-facturen omzet in Peppol-, XRechnung- en ZUGFeRD-e-facturen, en wat u daarvoor instelt. Duurt ongeveer vijf minuten.

Wat u krijgt

Elke e-factuur wordt gecontroleerd met de officiële regels (OpenPeppol BIS 3.0, CEN EN 16931, KoSIT voor XRechnung) voordat ze als geldig geldt. Creditnota's worden e-factuur-creditnota's met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

1. De app installeren

Installeer Invoiceer vanuit de Stripe App Marketplace en keur de machtigingen goed. De app leest gefinaliseerde facturen, klanten, btw-tarieven en creditnota's, en schrijft alleen de e-factuurstatus in de metadata van elke factuur. Verder verandert ze niets. Daarna komt u aangemeld op uw Invoiceer-accountpagina.

2. Uw bedrijfsgegevens invullen

Vul op de accountpagina de gegevens in die als verkoper op elke e-factuur staan:

• Verplicht: bedrijfsnaam, straat, postcode, gemeente, land, btw-nummer en facturatie-e-mail.
• Aanbevolen: IBAN en BIC (voor betaling per overschrijving), betalingsvoorwaarden, ondernemingsnummer, contactpersoon en telefoon.
• Optioneel: uw Peppol-ID. Laat u het leeg, dan wordt uw btw-nummer als elektronisch adres gebruikt.

Zonder IBAN vermeldt de e-factuur "online betalen", met de link naar de Stripe-factuurpagina.

3. Uw klantgegevens in Stripe controleren

• Naam en factuuradres met land. Het land bepaalt het formaat.
• Btw-nummer als Stripe-tax ID van het type EU VAT. Voor Belgische klanten levert het ook hun Peppol-adres op (0208 + ondernemingsnummer). U hoeft dus niets extra in te stellen. Het is ook nodig voor facturen met verlegging van heffing.
• Peppol-ID (optioneel, voor klanten op Peppol buiten België): voeg klantmetadata peppol_id toe, bv. 0208:0123456749. Zoek het ID van elke onderneming op met de gratis Peppol-zoeker.
• E-mail: het e-mailadres van de klant wordt gebruikt wanneer e-facturen per e-mail worden verstuurd.

Tax ID's worden bij het finaliseren op de factuur overgenomen. Voeg ze dus vooraf toe.

4. Facturen zoals gewoonlijk finaliseren

Enkele seconden na het finaliseren is de e-factuur aangemaakt en gecontroleerd. U ziet het resultaat op drie plaatsen:

• in het e-factuurpaneel bij de factuur in uw Stripe-dashboard, met een downloadknop;
• in de metadata van de factuur: einvoice_status (valid, invalid, error, skipped of limit) en einvoice_url;
• op uw accountpagina bij Invoiceer, met al uw e-facturen en duidelijk uitgelegde fouten.

5. Verzending (optioneel)

U kunt elke e-factuur downloaden en zelf versturen, of in uw instellingen automatische verzending inschakelen:

• Peppol (België en Peppol-klanten): via onze gecertificeerde Peppol-toegangspuntpartner. Vooraf bevestigt u eenmalig de identiteit van uw onderneming ("Peppol-verzending instellen" op de accountpagina).
• E-mail (Duitse klanten): de XRechnung-XML met een leesbare pdf, of de ZUGFeRD-pdf, gaat in naam van uw onderneming vanaf [email protected] naar het e-mailadres van de klant. Antwoorden komen bij uw facturatie-e-mail terecht.

Facturen in de testmodus van Stripe worden nooit verstuurd.

6. Fouten oplossen

Is een e-factuur niet geldig, dan staat op de accountpagina wat er ontbreekt, bijvoorbeeld een Peppol-adres van de klant of onvolledige bedrijfsgegevens. Corrigeer het in Stripe of in uw instellingen en klik naast het document op Opnieuw verwerken.

Abonnementen

Gratis tot 5 e-facturen per maand. Starter €9/maand voor 50, Pro €19/maand voor 300; bij jaarlijkse betaling twee maanden gratis. Boven de limiet krijgen documenten de status "limit" en worden ze na een upgrade automatisch verwerkt. Bekijk de prijzen.

Gegevens en privacy

Invoiceer wordt uitgebaat door GetInput Oy, een onderneming in de EU. Factuurgegevens worden verwerkt op onze server in de EU (Finland). Zie het privacybeleid (Engels). Als u de app in Stripe verwijdert, eindigt onze toegang onmiddellijk.

Vragen? Mail naar [email protected]. Zie ook: Peppol-facturen vanuit Stripe · e-facturatie verplicht: data · gratis e-factuurvalidator