E-Rechnung empfangen: was Sie tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Das ist weniger aufwendig, als es klingt: Hier ist, was Sie wirklich brauchen.

Was „empfangen können“ bedeutet

Ihre Lieferanten dürfen Ihnen E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) schicken, und Sie dürfen sie nicht ablehnen. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg. Sie müssen die Rechnung aber lesen, prüfen und aufbewahren können.

Schritt 1: lesen

Eine XRechnung ist eine XML-Datei und ohne Software kaum lesbar. Öffnen Sie sie kostenlos in unserem XRechnung-Viewer: Sie sehen sie als normale Rechnung und können sie mit einem Klick als PDF herunterladen. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF und lässt sich wie gewohnt öffnen.

Schritt 2: prüfen

Ob eine E-Rechnung formal korrekt ist (Pflichtangaben, Rechenregeln), prüfen Sie mit unserem kostenlosen Validator nach den offiziellen KoSIT-Regeln. Fehler werden verständlich erklärt, inklusive der richtigen Werte bei Rechenfehlern.

Schritt 3: richtig aufbewahren

Maßgeblich ist die XML-Datei (bzw. das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML), nicht ein ausgedrucktes oder umgewandeltes PDF. Bewahren Sie die Originaldatei unveränderbar auf, so lange wie Ihre anderen Buchungsbelege. Ein lesbares PDF zusätzlich abzulegen ist praktisch, ersetzt das Original aber nicht.

Und das Versenden?

Versenden müssen Sie E-Rechnungen an deutsche Unternehmen erst ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. 2028. Kleinunternehmer sind davon ausgenommen. Ob das für Sie gilt, zeigt unser Check in 3 Fragen.